Zo houd je het prettig voor iedereen in een coworking space
In een coworking space deel je niet alleen een bureau, maar ook de stilte, vergaderruimtes en keuken met anderen. Met een paar duidelijke gewoontes houd je rekening met hun werkritme én kun je zelf geconcentreerd aan de slag.
Je bent net begonnen met werken in een coworking space en vraagt je af of je dat telefoontje aan je bureau kunt aannemen, hoe stil je moet zijn en wat je doet als een ruimte vol zit. Er is niet één etiquette die overal geldt: huisregels en zones verschillen per locatie. Wel kun je met een paar eenvoudige keuzes veel voorkomende irritaties voorkomen. Die beginnen bij weten waar je werkt, je stem en gesprekken afstemmen op de ruimte en gedeelde plekken netjes achterlaten.
Welke afspraken gelden in jouw coworking space?
Begin niet met aannames: vraag bij aankomst naar de huisregels en kijk welke zones er zijn. Een open werkvloer, stilteplek, belhokje en vergaderruimte zijn bedoeld voor verschillende activiteiten. Een stiltezone vraagt om ander gedrag dan een gemeenschappelijke ruimte waar overleg is toegestaan. Wie nog een plek zoekt, kan eerst bepalen welke werkplek bij je past; de indeling en afspraken zijn onderdeel van die keuze.
Vraag ook hoe je een plek reserveert, hoe lang je een belhokje mag gebruiken en waar je kunt eten of bellen. De regels kunnen per locatie verschillen, dus de instructies bij de ingang of van de beheerder zijn leidend. Volgens onderzoek naar geluid in gedeelde en open kantoorruimtes ervaren mensen spraakgeluid geregeld als storend en melden zij concentratieproblemen; de uitkomsten zijn gebaseerd op een enquête onder gebruikers van verschillende werkplekken, niet specifiek op alle coworkingruimtes. Dat maakt afspraken over zones en stemvolume praktisch relevant, maar bewijst niet dat iedere bezoeker hetzelfde geluid als hinderlijk ervaart, zoals beschreven in deze studie over spraakgeluid op gedeelde werkplekken.
Hoe voorkom je dat gesprekken anderen storen?
Zet je telefoon op stil of trillen en voer geen gesprek via de luidspreker in een gedeelde werkruimte. Moet je bellen, controleer dan eerst welke plek daarvoor bedoeld is. Een kort gesprek kan op sommige locaties in de algemene zone passen; voor een lang gesprek, videogesprek of vertrouwelijke bespreking is een afgesloten ruimte geschikter. Gebruik een headset, maar onthoud dat die het geluid van jouw stem niet wegneemt.
Ook een gesprek met iemand naast je kan anderen afleiden. Houd het kort en verplaats een langer overleg naar een daarvoor bestemde plek. Onderzoek naar open kantoorruimtes noemt gesprekken als mogelijke bron van afleiding, maar de precieze ervaring hangt onder meer af van de ruimte en de activiteit. De onderzoeksbevindingen zijn dus een reden om rekening te houden met elkaar, geen universele geluidsnorm, zoals toegelicht in het artikel over geluid in open kantoorruimtes.
Hoe deel je bureaus en voorzieningen netjes?
Gebruik alleen de plek die je hebt gereserveerd of die volgens de regels vrij is. Laat geen jas, tas of oplader achter om een flexplek bezet te houden terwijl je weg bent, tenzij de locatie dat expliciet toestaat. Ruim na afloop je spullen op, neem servies mee naar de keuken en laat gedeelde apparatuur klaar voor de volgende gebruiker.
Respecteer ook de privacy van anderen: lees geen schermen mee, maak geen foto’s van mensen of hun werk zonder toestemming en bespreek vertrouwelijke informatie niet hoorbaar in de open ruimte. Heb je een probleem met een voorziening, meld het bij de beheerder in plaats van zelf instellingen te wijzigen die ook anderen raken.
Wat kun je doen als de ruimte toch onrustig is?
Controleer eerst of je op de juiste plek zit voor het soort werk dat je doet. Een taak die veel concentratie vraagt, past mogelijk beter in een stille zone; overleg hoort eerder in een gemeenschappelijke ruimte of vergaderkamer. Als iemand geluid maakt dat niet bij de zone past, kun je vriendelijk en concreet vragen of diegene rekening wil houden met de afspraak. Lukt dat niet, vraag de beheerder om hulp.
Na een paar bezoeken kun je nagaan of de plek bij je dagelijkse werkwijze past: kun je bellen waar nodig, is er ruimte om geconcentreerd te werken en zijn de gedeelde voorzieningen bruikbaar? Een goed uitgangspunt is eenvoudig: volg de afspraken, pas je gedrag aan de zone aan en behandel de werkplek alsof iemand anders er direct na jou gebruik van maakt.
Veelgestelde vragen
Mag je bellen aan je bureau in een coworking space?
Dat hangt af van de huisregels en de zone. In een stilteruimte is bellen doorgaans niet passend; in een algemene werkruimte kan een kort gesprek soms wel. Houd je stem laag en gebruik voor een langer gesprek of een vertrouwelijke bespreking een belhokje of vergaderruimte als die beschikbaar is.
Moet het altijd stil zijn in een coworking space?
Nee, tenzij de locatie een stiltezone of specifieke stilteafspraak heeft. Een gedeelde werkruimte kan gesprekken en beweging omvatten, maar dat is geen vrijbrief om hard te praten of geluid af te spelen. Kijk naar de functie van de zone en volg de afspraken die daar gelden.
Wat doe je als iemand anders de afspraken niet volgt?
Begin rustig en concreet, bijvoorbeeld door te vragen of een gesprek naar een andere plek kan. Maak het niet persoonlijk en houd het bij het effect op je werk. Blijft het probleem bestaan of voelt aanspreken niet prettig, bespreek het dan met de beheerder of communitymanager, die de huisregels kan toelichten.
Hoe houd je een gedeelde werkplek netjes?
Neem je spullen mee als je klaar bent, maak de tafel vrij en ruim servies en afval op. Gebruik gedeelde apparatuur volgens de aanwijzingen en laat die werkend achter. Bij flexplekken hoort meestal dat je geen persoonlijke spullen laat liggen; volg voor opslag en schoonmaak altijd de regels van de locatie.
In de rubriek Coworking en werkplekken