Wat betaal je voor een coworking space en wat is inbegrepen?

Een dagpas is handig als je af en toe een werkplek nodig hebt; een maandabonnement kan passen als je vaker op locatie werkt. Maar de laagste prijs vertelt niet het hele verhaal: openingstijden, vergaderruimte, koffie en thee en eventuele extra kosten verschillen per aanbieder. Met gepubliceerde tarieven uit Rotterdam en Amsterdam als voorbeelden zie je welke vragen je kunt stellen voordat je kiest.

Welke coworkingkosten kun je verwachten?

Er is geen landelijk vast tarief. Je betaalt doorgaans voor een dagpas, een flexibel maandlidmaatschap, een vaste werkplek of een privékantoor. De prijs hangt onder meer af van de locatie, toegangstijden en voorzieningen. De gepubliceerde tarieven van één aanbieder zijn dus voorbeelden, geen gemiddelde voor heel Nederland.

Bij 42workspace in Rotterdam kost een dagpas € 20 per dag exclusief btw. Een flexplek-abonnement staat er op € 175 per maand; een premium desk kost € 300 en een vaste desk of privékantoor € 375 per maand. De aanbieder vermeldt bij die opties verschillende voorzieningen en toegangsvoorwaarden op de tarievenpagina van 42workspace. Vergelijk zulke bedragen alleen als je ook weet wat het abonnement precies omvat.

Ook grotere aanbieders hanteren verschillende tarieven per locatie. Op de Nederlandse pagina van WeWork staan Amsterdamse dagkaarten vanaf € 35 of € 40 per dag en een gedeelde-werkruimte-abonnement vanaf € 289 per maand. Die prijzen zijn locatiegebonden en kunnen veranderen; controleer de actuele voorwaarden bij de Nederlandse coworkingtarieven van WeWork.

Wat zit er meestal in de prijs?

Een werkplekabonnement kan toegang tot wifi, gedeelde ruimtes en een keuken omvatten. Koffie en thee, printen, telefooncabines, schoonmaak en gebruik van vergaderruimtes kunnen inbegrepen zijn, beperkt beschikbaar zijn of extra kosten. Vraag daarom niet alleen wat er aanwezig is, maar ook wat jouw gekozen abonnement toestaat.

De verschillen zijn zichtbaar in het Rotterdamse voorbeeld: 42workspace noemt koffie en thee en keukengebruik bij de flex desk, maar toegang is daar beperkt tot 9.00 tot 18.00 uur. Bij de premium desk vermeldt de aanbieder onder meer 24-uurs toegang en gratis vergaderruimtes. Kijk ook of een telefoonruimte zonder extra kosten te gebruiken is en of er limieten gelden.

Een vergaderruimte kan apart worden afgerekend. Bij dezelfde Rotterdamse locatie staan enkele vergaderruimtes bijvoorbeeld vermeld vanaf € 42 per uur; catering is op aanvraag beschikbaar. Als je klanten ontvangt, vraag dan vooraf naar de prijs van de ruimte, apparatuur en eventuele catering, zodat je die kosten bij je werkplekbudget kunt optellen.

Hoe vergelijk je een dagpas met een maandabonnement?

Schat eerst in hoeveel dagen per maand je er echt gaat werken. Vermenigvuldig dat aantal met de dagprijs en vergelijk de uitkomst met het maandbedrag. Bij het Rotterdamse voorbeeld komt vier keer een dagpas van € 20 uit op € 80 exclusief btw; vanaf negen dagen is het totaal op basis van die dagprijs hoger dan het maandtarief van € 175 voor de flex desk. Dat is alleen een eenvoudige prijsvergelijking: toegangstijden, voorwaarden en voorzieningen zijn niet noodzakelijk gelijk.

Kijk daarnaast naar je werkritme. Een flexplek betekent doorgaans dat je geen vaste stoel hebt; bij een vaste werkplek blijft je bureau van jou. De keuze hangt dus niet alleen van het maandbedrag af. Lees ook hoe een werkplek bij je manier van werken past.

Welke vragen stel je voordat je boekt?

Vraag de locatie om de voorwaarden van precies het abonnement dat je overweegt. Controleer in elk geval:

• Is het genoemde bedrag inclusief of exclusief btw?
• Welke dagen en uren kun je binnen?
• Is de plek vrij te kiezen of heb je een vaste desk?
• Zijn koffie, thee, printen en telefooncabines inbegrepen, en gelden er limieten?
• Hoe worden vergaderruimtes gereserveerd en afgerekend?
• Welke opzegtermijn, minimale looptijd of borg geldt?

Vraag ook of je eerst een dag kunt uitproberen en of die kosten worden verrekend met een abonnement. Voor een team is het verstandig na te gaan of er genoeg werkplekken tegelijk beschikbaar zijn en wat een privékantoor kost. Een prijs per bureau kan bovendien iets anders betekenen dan een totaalprijs voor de hele ruimte.

Hoe controleer je of de prijs bij je gebruik past?

Maak na je proefdag of eerste maand de rekening op aan de hand van je werkelijke gebruik: abonnement of dagpassen, extra ruimteboekingen, reizen en eventuele toeslagen. Beoordeel tegelijk of de plek bruikbaar is voor je dagelijkse taken. Kun je rustig bellen, is wifi betrouwbaar genoeg voor je werk en sluiten de openingstijden aan op je planning?

Als je vooral een adres, een vergaderruimte of een paar losse werkdagen nodig hebt, kan een volledig maandabonnement onnodig zijn. Andersom kunnen regelmatige dagpassen duurder uitvallen dan een lidmaatschap, afhankelijk van de tarieven en voorwaarden van de locatie. Vergelijk daarom de totale kosten met je eigen gebruik, niet alleen de opvallendste vanafprijs.